Zertifizierungsprozess

Zertifizierungsprozess

Der eigentliche  Zertifizierungsprozess ist eine relativ einfache Angelegenheit.

Tatsächlich  folgen die meisten  Zertifizierungssysteme  dem gleichen grundlegenden Prozess, der im Folgenden beschrieben wird:

  Ein potenzieller Kunde  wird gebeten,  die folgenden Informationen zur Verfügung zu stellen,  um ein Angebot für  Zertifizierungsdienste  zu  erstellen:

a) den gewünschten Umfang der  Zertifizierung;

b) Relevante Angaben zur antragstellenden Organisation,  wie  sie  im  spezifischen  Zertifizierungssystem vorgeschrieben sind, einschließlich ihres Namens und der Anschrift(en)  ihrer Standorte,  ihrer  Prozesse und  Abläufe , personelle und technische Ressourcen,  Funktionen, Beziehungen und alle relevanten rechtlichen   Verpflichtungen;

c) Identifizierung von ausgelagerten Prozessen, die  von der Organisation verwendet werden und die Konformität mit den Anforderungen beeinflussen;

d) die  Normen oder sonstigen Anforderungen,  für die die antragstellende Organisation eine Zertifizierung anstrebt;

e) ob eine Beratung in Bezug auf  das  zu  zertifizierende Managementsystem erfolgt ist und wenn ja, von wem.

Nach Erhalt  der  oben genannten Informationen    wird eine Überprüfung auf der  Grundlage der  Anfrage und der vom Kunden eingereichten zusätzlichen  Informationen zur Zertifizierung durchgeführt.    Nach Prüfung   der Anfrage  akzeptiert oder lehnt URS  ein formelles Angebot für die Zertifizierung ab.

  Dem  Auftraggeber wird dann  ein formelles Angebot unterbreitet.  Sollte der Kunde das Angebot schriftlich annehmen, führt URS  eine  Vertragsprüfung durch,  erstellt ein Auditprogramm und ermittelt die Anforderungen des Lead Auditors  für die Zertifizierung.  Aktivität.

Im Anschluss an die  Überprüfung wird für alle Neukunden ein Audit der Stufe 1  durchgeführt - die Ziele  einer Stufe 1 sind:

a) Überprüfung  der dokumentierten  Informationen des Managementsystems des Kunden;

b) Bewertung der standortspezifischen Bedingungen des Kunden  und  Durchführung von Gesprächen mit dem Personal des Kunden, um  die Vorbereitung für Stufe 2 zu bestimmen (formelles Vor-Ort-Audit);

c) Überprüfung  des Status und  des Verständnisses des Kunden in Bezug auf die  Anforderungen  der Norm, insbesondere im Hinblick auf die Identifizierung von Schlüsselleistungen oder wesentlichen Aspekten, Prozessen, Zielen  und  Betrieb des  Managementsystems;

d) Einholung der erforderlichen Informationen über den Umfang des  Managementsystems, einschließlich:

 die Website(s) des Kunden;

 verwendete Verfahren und Ausrüstung;

Festlegung von Kontrollebenen  (insbesondere bei  Kunden mit mehreren Standorten);

 anwendbare gesetzliche und regulatorische Anforderungen;

Überprüfen Sie die   Ressourcenzuweisung für Phase 2  und vereinbaren Sie die Details von   Phase 2 mit dem Kunden.

f)  einen Schwerpunkt für die   Planungsphase  2 setzen, indem Sie ein ausreichendes Verständnis des  Managementsystems  und  des Standortbetriebs  des  Kunden im  Kontext der Managementsystemnorm  erlangen oder anderes normatives Dokument.

  g) Bewerten Sie, ob die  internen Audits und  Management-Reviews geplant und durchgeführt werden  und   ob der  Grad  der  Implementierung  des Managementsystems belegt, dass  der Kunde bereit ist   für Stufe 2.

  Für die   meisten Managementsysteme  muss zumindest ein Teil  des Audits der Stufe 1 in den Räumlichkeiten des  Kunden durchgeführt werden  , um die oben genannten Ziele zu erreichen.

  Nach Abschluss  des Audits der Stufe 1  wird ein Bericht  erstellt und  dem  Kunden ausgehändigt, der die  Schlussfolgerungen in Bezug auf die Erfüllung der Ziele der Stufe 1  und die Bereitschaft   für Stufe 2 wird  dem Auftraggeber mitgeteilt;  einschließlich der  Ermittlung  von Problembereichen  , die während der Prüfung der  Stufe 2 als Nichtkonformität eingestuft werden könnten.

Wenn das Ergebnis der Prüfung der Stufe 1  zufriedenstellend ist, wenn auch mit geringfügigen Punkten  ,  vereinbart der  Abschlussprüfer  ein Datum für den Beginn der  Prüfung der Stufe 2. 

   Wenn das  Ergebnis  nicht zufriedenstellend ist  (wichtige angesprochene Punkte) und  der  Abschlussprüfer  nicht  der Ansicht ist, dass der  Kunde bereit  ist, mit dem Audit der Stufe 2 fortzufahren,  wird das Audit der Stufe  2   nicht  durchgeführt.  geplant,  bis der  Kunde genügend Zeit hatte,  die im  Auditbericht der Stufe 1 angesprochenen Punkte  zu klären.

Ein Audit der Stufe 2 wird durchgeführt,  um  die Implementierung einschließlich der  Wirksamkeit des  Managementsystems  des  Kunden zu bewerten.  Die Stufe   2  findet bei dem/den Kundenort(en) statt. Sie umfasst   die  Prüfung  mindestens  folgender Aspekte:

a) Informationen und Nachweise über die  Konformität mit allen Anforderungen der anwendbaren   Managementsystemnorm oder anderer  normativer Dokumente.

 b) Leistungsüberwachung, Messung, Berichterstattung  und Überprüfung anhand der  wichtigsten Leistungsziele  und -ziele (in Übereinstimmung mit den Erwartungen in der geltenden Managementsystemnorm  oder einem anderen normativen Dokument).

c) die  Fähigkeit des Auftraggebers zum Managementsystem und seine Leistung in Bezug auf die  Erfüllung geltender  gesetzlicher, regulatorischer und vertraglicher Anforderungen.

d) Operative Kontrolle der Prozesse des Kunden.

e) Interne Revision und Management-Review.

f) Verantwortung des Managements für die Richtlinien des Kunden  und  die Fähigkeit zur Korrektur, die vom  System erhoben werden.

Nach Abschluss  des Audits  der Stufe 2  analysiert und überprüft das Prüfungsteam  alle Informationen und Prüfungsnachweise, die  während der Prüfungen der Stufe 1   und  2 gesammelt wurden,  und präsentiert die Prüfungsergebnisse   und   Schlußfolgerungen.

Ein Bericht wird  generiert und  dem  Kunden ausgehändigt.

• Wenn keine Bedenken (Unstimmigkeiten oder Nichteinhaltungen)  geäußert wurden,   wird die Registrierung vom leitenden Auditor empfohlen.

• Wenn  geringfügige  Bedenken  (Unstimmigkeiten) geäußert werden,  muss der Kunde  die Bedenken schließen,   bevor die Registrierung empfohlen wird.

 • Schwerwiegende Bedenken    (Nichteinhaltungen)  müssen ebenfalls  vom  Kunden  geschlossen werden, jedoch kann eine begrenzte erneute Prüfung des  Kunden erforderlich sein,  um die Hauptbedenken effektiv zu beseitigen  Innerhalb von  6 Monaten nach dem letzten Tag des Audits der Stufe 2, falls   dies darüber hinausgeht, wird  ein weiteres Audit  der Stufe 2  durchgeführt  ,  bevor die Zertifizierung empfohlen  wird.

Sobald die Registrierung  empfohlen und   ein Zertifikat ausgestellt wurde,   wird der Kunde auf ein vereinbartes Überwachungsregime  gesetzt.

Diese werden  vor Ort in der vorgeschriebenen  Periodizität  durchgeführt. Überwachungsaudits   werden  mindestens einmal im Kalenderjahr  durchgeführt.  Das Datum  des  ersten Überwachungsaudits  nach der  Erstzertifizierung darf nicht  mehr als 12 Monate nach dem Datum des  Zertifizierungsbeschlusses liegen.  Beachten Sie, dass ein formelles  Rezertifizierungsaudit  erforderlich ist, um ein neues Registrierungszertifikat  nach der dreijährigen Lebensdauer des ausgestellten Zertifikats erneut auszustellen.

Die   Überwachungstätigkeiten   umfassen die Vor-Ort-Auditierung der Erfüllung bestimmter Anforderungen durch   das  Managementsystem  des zertifizierten Kunden in  Bezug auf den Standard, nach dem  die Zertifizierung erteilt wird.

 Jedes Überwachungsaudit für die einschlägige Managementsystemnorm   umfasst mindestens folgende  Stichproben:

a) Interne Audits und Management-Review-Aktivitäten.

b) Eine Überprüfung der Maßnahmen, die bei   bei früheren Audits festgestellten Nichtkonformitäten  ergriffen wurden.

c) Das  Beschwerdemanagementsystem  und die Aufzeichnungen.

d  ) Wirksamkeit des Managementsystems  im Hinblick auf  die Erreichung der Ziele des zertifizierten Kunden  und die beabsichtigten Ergebnisse des  jeweiligen Managementsystems bzw.  der Managementsysteme. 

e) Fortschritt der geplanten Aktivitäten zur  kontinuierlichen Verbesserung.

f) Fortführung der operativen Kontrolle.

g) Überprüfung etwaiger Änderungen.

h) Verwendung von Marken und/oder andere  Hinweise auf die Zertifizierung.

Daher wird   am Ende jedes Überwachungsbesuchs ein schriftlicher Bericht  ausgestellt,   und sofern keine größeren  Verstöße festgestellt werden,   wird die weitere Registrierung aufrechterhalten.

Andere Überwachungstätigkeiten  können Folgendes umfassen:

a) Anfragen der  Zertifizierungsstelle an den zertifizierten Auftraggeber zu Aspekten der Zertifizierung.

 b) Überprüfung der   Aussagen zertifizierter Kunden in Bezug auf seine Geschäftstätigkeit (z.   B. Werbematerial, Website).

c) Aufforderung an den zertifizierten Kunden,  dokumentierte Informationen (auf Papier oder elektronischen Medien) zur Verfügung zu stellen.

d) Andere Mittel zur Überwachung der Leistung des zertifizierten Kunden .

Die erste  Registrierungsbescheinigung ist für einen  Zeitraum  von drei Jahren gültig, sofern der Kunde die   Zertifizierungsbestimmungen und  die während des Dreijahreszeitraums geplanten Überwachungsbesuche einhält   zufriedenstellend sind.

Vor Ablauf  des dreijährigen Zertifizierungszeitraums wird eine dreijährliche Überprüfung aller  früheren Besuchsberichte  durchgeführt  und anschließend ein vollständiges  Neubewertungsaudit  durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle   damit  eine neue Bescheinigung ausgestellt werden kann,  die  für einen weiteren Zeitraum von drei Jahren gültig ist.  Das     Rezertifizierungsaudit  muss möglicherweise ein Audit der Stufe 1  in Situationen umfassen,   in denen das Managementsystem,   der  Kunde oder der Kontext in die das Managementsystem   betreibt (z.  B.  Änderungen in der Gesetzgebung). Der Vorgang wiederholt sich dann wie  oben beschrieben für jedes 3-Jahres-Registrierungszertifikat   .

Das Rezertifizierungsaudit  umfasst ein Vor-Ort-Audit, das sich mit  Folgendem  befasst:

Die Wirksamkeit des     Managementsystems  in seiner Gesamtheit im  Hinblick auf  interne und externe Veränderungen und seine anhaltende Relevanz  und Anwendbarkeit auf den Zertifizierungsumfang. 

Nachgewiesenes Engagement für  die Aufrechterhaltung der Wirksamkeit und Verbesserung des Managementsystems  , um die Gesamtleistung zu verbessern.

Die Wirksamkeit des Managementsystems  im Hinblick auf die  Erreichung der  Ziele des  zertifizierten Kunden  und die beabsichtigten Ergebnisse   des  jeweiligen   Managementsystems/der  Managementsysteme  .

Daher wird   am  Ende des  Rezertifizierungsbesuchs ein schriftlicher Bericht  ausgestellt, sofern keine wesentlichen Nichteinhaltungspunkte angesprochen werden, eine   Rezertifizierung empfohlen   wird und ein neues Zertifikat ausgestellt wird.   ausgestellt.

   Wenn geringfügige Bedenken  (Diskrepanzen) geäußert werden,  muss der Kunde die Bedenken vor dem  Ablaufdatum  der bestehenden Zertifizierung schließen.  Das  Ablaufdatum der  neuen Zertifizierung  kann auf dem   Ablaufdatum der bestehenden Zertifizierung basieren.    Das Datum der Ausstellung  eines neuen   Zertifikats liegt am oder nach der Entscheidung über die Neuzertifizierung.

Falls das Rezertifizierungsaudit nicht  abgeschlossen wurde oder URS  nicht in der  Lage ist,  die Durchführung von Korrekturen und Korrekturmaßnahmen  für größere Nichtkonformitäten vor dem  Ablaufdatum des  Zertifizierung, dann ist das   aktuelle Ausstellungsdatum   des Zertifikats das  Datum der     Zertifikatsentscheidung und das    Ablaufdatum basiert  auf einem vorherigen Zertifizierungszyklus.  , NICHT 3 Jahre nach dem   Datum dieser Entscheidung.

Nach Ablauf der Zertifizierung  kann die    Zertifizierung innerhalb von  6 Monaten wiederhergestellt werden, sofern die   ausstehenden Rezertifizierungsaktivitäten abgeschlossen sind, andernfalls muss  mindestens eine Stufe 2 durchgeführt.  Das aktuelle Ausstellungsdatum  des  Zertifikats liegt  am oder nach dem Beschluss über die Rezertifizierung,  und das   Ablaufdatum basiert auf einem   vorherigen Zertifizierungszyklus.

Notizen:

Wie bereits erwähnt,  ist  das  oben beschriebene Verfahren im Wesentlichen für alle angebotenen  zertifizierbaren Systeme gleich.  Einige Systeme weisen jedoch  geringfügige Unterschiede in den Anforderungen auf, aber solche Abweichungen müssen vom  zuständigen  Zertifizierungssystemteam empfohlen werden.

Leitlinien zu den Manntaganforderungen  werden von  der  IAF  veröffentlicht und als solche  kann der Kunde überprüfen,  ob die angegebenen Zeiten angemessen und fair sind.